物品の買入れ等に係る電子入札運用基準（平成30年11月1日施行）

1 趣旨
この運用基準は、電子入札システムの適切かつ円滑な運用を図るため、物品の買入れ等に係る電子入札実施要領（平成30年10月29日市長決裁。以下「実施要領」という。）に定めるもののほか、必要な事項を定めるものとする。
2 用語の定義
この運用基準において用いる用語の定義は、次に定めるところによる。
(1) 入札情報公開サービス 発注の見通し、発注情報及び入札及び契約結果に関する情報等をインターネット上に公開するシステムをいう。
(2) ヘルプデスク 電子入札システムに関し、入札又は見積（以下「入札等」という。）参加者からの利用方法や障害発生時の対処方法などの問い合わせに一括して対応するために設置する窓口をいう。
(3) 紙入札等 実施要領第9第1項及び第17第1項の規定に基づき、あらかじめ契約検査課長の承諾を得て、電子入札システムによらず紙媒体により入札又は見積を行うことをいう。
3 運用時間
(1) 電子入札システム及び入札情報公開サービスの運用時間は、盛岡市の休日に関する条例（平成元年条例第37号）第1条第1項に規定する市の休日（以下「市の休日」という。）を除き、次の時間帯とする。
ア 電子入札システム
発注機関 8時30分から20時30分まで
入札等参加者  8時30分から20時まで
イ 入札情報公開システム
発注機関 6時から23時まで
入札等参加者 6時から23時まで
(2) ヘルプデスクの運用時間は、市の休日を除き、午前9時から正午まで及び午後1時から午後5時30分までとする。
4 利用者登録
(1) 電子入札システムへの利用者登録
入札等参加者は、初めて電子入札システムを利用する場合は、電子入札システムにより利用者登録を行うものとる。
(2) 企業情報等の変更
入札等参加者は、電子入札システムに登録した企業情報、代表窓口情報及びパスワードに変更が生じた場合は、その都度当該変更内容の登録を行うものとする。ただし、市町村合併等による住居表示の変更にあっては、この限りでない。
5 電子ファイルの作成基準
(1) 使用アプリケーションソフト及びバージョンの指定 電子ファイルでの提出を求める資料の作成に使用するアプリケーションソフト及び保存するファイルの形式は次のいずれかを指定する。
・Microsoft Word（Word2010形式以上のバージョンで保存したファイル）
・Microsoft Excel（Excel2010形式以上のバージョンで保存したファイル）
・その他のアプリケーション
   PDFファイル（Acrobat5以上のバージョンで作成したもの）
   画像ファイル（JPEG形式、GIF形式、TIFF形式）
   上記に加え契約検査課長が特別に認めたファイル形式
(2) 圧縮方法の指定
電子ファイル圧縮を認める場合は、ZIP形式を指定し、自己解凍方式は指定しないものとする。
(3) ウィルス感染ファイルの取扱い
入札等参加者から提出された電子ファイルへのウィルス感染が判明した場合には、直ちに閲覧等を中止し、ウィルス感染している旨を当該入札等参加者に電話等で連絡し、再提出の方法について協議するものとする。
6 入札参加資格確認申請等の取扱い
一般競争入札に係る入札参加資格確認申請等は、持参又は郵送（書留又は簡易書留に限る。）により受付けるものとする。
7 入札書等の取扱い
(1) 入札書等の受付
入札書は、電子くじのくじ番号が付されたものを有効な入札書として取扱うものとする。
(2) 開札
開札予定日時は、入札公告等に示した日時とするものとする。その他の期間等日時の設定にあたっては、各入札方式とも電子入札システムを用いず執行する入札における運用に準じて設定するものとする。
(3) 留意事項
入札等参加者は、適正な入札書等の提出がなされるよう次の事項に留意すること。
ア 入札書の入力は正確に行い、入札書提出内容確認画面において入力内容の確認を行ってから入札書を提出すること。
イ 入札書受付締切予定日時までに入札書の提出が完了するよう時間に余裕をもって処理を行うこと。
ウ 入札書が正常に送信されたことを入札書受付票により確認すること。
8 紙入札等承諾の基準
実施要領第9第2項及び第17第2項に規定する基準及び手続は、次のとおりとする。
(1) 紙入札等での参加を認める基準
契約検査課長は、入札等参加者から紙入札参加承諾願（様式1）が提出されたときは、次のいずれかに該当する場合に限り、紙入札等を承諾するものとする。なお、承諾した場合には、紙入札等のための必要な事項を指示するものとする。
ア 天災、広域・地域的停電、プロバイダ・通信事業者に起因する通信障害及び認証局に起因する障害等が発生し、電子入札システムを用いて提出期限までに入札書又は見積書を提出することができないと認められる場合
イ 使用機器等の障害等により、電子入札システムを用いて提出期限までに入札書又は見積書を提出することができないと認められる場合
(2) 紙入札等に移行する場合の取扱い
ア 前号の規定により、紙入札等での参加を承諾した場合は、当該入札等参加者について、速やかに紙入札等により入札等に参加する業者（以下「紙入札業者」という。）として登録するものとする。
イ 紙入札業者としての登録後においては、電子入札での入札等手続きを行なわないよう指示するものとする。
ウ 既に実施済みの電子入札システムによる書類の送受信は有効なものとして取り扱うこととし、別途交付又は受領手続きは要しないものとする。
エ 紙入札業者は、入札書（様式2）又は見積書（様式3）にあらかじめ電子くじを適用する場合のくじ番号（任意の3桁の数字）を記載するものとし、入札書又は見積書にくじ番号の記載がない場合は、くじ番号は「000」として取り扱うものとする。
9 開札
(1) 開札時期
開札は、事前に設定した予定日時に速やかに行うものとする。
(2) 開札が長引いた場合の入札等参加者への連絡
開札予定時間から落札決定通知の発行まで、著しく遅延する場合には、必要に応じ、入札等参加者に対し電子入札システム等により状況の情報提供を行うものとする。
(3) 入札書提出後の辞退
電子入札システムにより提出された入札書及び内訳書は、いかなる時点においても書換え、引換え又は撤回を認めないものとする。また、入札書提出後は、入札等への参加辞退も認めない。
(4) くじになった場合の取扱い
予定価格の制限の範囲内で最低の価格をもって入札等した者（入札の場合にあっては最低制限価格未満で入札した者を除く。）が2人以上ある場合は、入札参加資格を確認した後、電子くじにより落札者を決定する。ただし、電子くじの利用が困難等の理由で電子くじ以外のくじにより決定を行うこととなった場合には、別途くじを実施する旨及び対象入札等参加者名、入札等金額等並びにくじの実施日について当該入札等参加者全員に通知を行い、くじにより決定するものとする。
(5) 入札等参加者側の障害により入札書受付締切時間又は開札時間を延長する場合の基準及び取扱い
ア 入札等参加者側の障害により電子入札ができない旨の申告があった場合は、障害の内容と復旧の可否について調査確認を行うものとする。直ちに復旧できないと判断され、かつ、次のいずれかに起因する障害等により、原則として複数の入札等参加者が参加できない場合には、入札書受付締切時間及び開札予定時間の変更（延長）を行うことができるものとする。
(ア) 天災
(イ) 広域・地域的停電
(ウ) プロバイダ・通信事業者に起因する通信障害
(エ) 認証局に起因する障害
(オ) その他時間延長が妥当であると認められた場合（ただし、ID・パスワードの紛失又は忘失、端末の不具合等入札等参加者の責による障害であると認められる場合を除く。）
イ 変更後の開札予定時間が直ちに決定できない場合においては、仮の日時を入力した日時変更通知を送信するものとし、正式な開札日時が決定した場合には、再度変更通知を送信する。この場合において、これらの通知を送信できない場合は、電話等で対応する。
(6) 発注者側の障害により入札書受付締切時間又は開札時間を延長する場合の取扱い
ア 発注者側の障害が発生した場合は、障害復旧の見込み等について調査を行い、入札書受付締切予定時間及び開札予定時間の変更（延長）を行い、障害復旧の見込みがない場合には、紙入札に変更するものとする。
イ 復旧の見込みがあるが、変更後の開札予定時間が直ちに決定できない場合においては、仮の日時を入力した日時変更通知を送信するものとし、正式な開札日時が決定した場合には、再度変更通知を送信する。この場合において、これらの通知を送信できない場合は、電話等で対応する。
(7) 開札の延期
開札を延期する場合には、電子入札システム及び電話又はファクシミリ等により、当該案件に入札書を提出している全員に対し、開札を延期する旨と変更後の開札予定日時を通知するものとする。
(8) 開札の中止
開札を中止する場合には、電話又はファクシミリ等により、当該案件に入札書を提出している入札等参加者全員に対し、開札を中止する旨の通知を行うものとする。
10 随意契約による場合の取扱い
実施要領第3第3号の随意契約による場合は、電子入札の例により行うものとする。
11 その他
この運用基準に定めのない事項については、市長が別に定めるところによる。

　附則（平成30年10月29日決裁）
1 この基準は、平成30年11月1日から適用する。
2 平成31年3月31日までの間に行われる入札又は見積にあっては、8(1) に定める基準によらず、紙入札等を認めるものとする。ただし、事前に契約検査課長の承諾を得なければならない。