新型コロナウイルス感染症の影響に伴うNPO関連情報について

新型コロナウイルスの影響に伴うNPO法人の社員総会開催や事業報告書等提出遅延の取り扱いについて

　新型コロナウイルス感染症の対応により、事業報告書等の提出に遅延が見込まれる場合は、あらかじめ、市にご相談ください。

　なお、令和2年3月5日に、内閣府NPOホームページに新型コロナウイルス感染拡大に係るNPO法Q&Aが掲載されましたので、詳細は、内閣府ホームページをご覧ください。

• 【内閣府】新型コロナウイルス感染拡大に係るNPO法Q&A（外部リンク）

新型コロナウイルスの感染拡大の影響による社員総会の開催について

感染症拡大防止のため、開催が困難になっている社員総会について、よくあるお問い合わせの内容を紹介します。

社員総会や理事会は開催しないといけないの？

　社員総会の開催を省略することはできません（NPO法第14条の2）。
　また、定款において「社員総会に付議すべき事項」を理事会で議決することとしている法人は、社員総会の前に理事会を開催することも求められます。

なるべく人を集めずに社員総会や理事会を開催するには？

　まずは、法人の定款をご確認ください。
　定款の社員総会や理事会の（表決権等）の条項に定めがあれば、書面等の方法で各議題への賛否を表決し、実際に多くの社員が出席しなくても（総会の場に集まらなくても）、会議の出席者数に含めることができます。
　ただし、表決の方法について定款で定めていない場合、会議自体が無効になることがありますので、必ず定款を確認してください。

　特定の日時・場所において社員総会が開催されることが前提ですので、最低限、議事録作成のために議長1人と定款で定める議事録署名人に必要な人数（一般には2人）は実際に参集する必要があります。

　いずれの場合も、議事録の出席者数には、内訳で表決方法別の人数を記載し、全体の出席者数に含めてください。【例】社員総数〇人のうち〇人出席（うち書面表決者〇人、表決委任者〇人）

• 書面による表決
  会議資料に「書面表決表」など任意の様式で参加者が意思表明できる書面を同封し、各議題への賛否を記入して返送してもらいます。
• 電磁的方法による表決
  会議資料を送付した上で、「電子メール」などの紙媒体で出力（印刷）することが可能な形で、各議題への賛否を表決してもらいます。
• 表決の委任
  会議資料に「表決委任状」など任意の様式を同封し、会議に出席する他の者を代理人として表決を委任することを記入して返送してもらいます。委任相手は、例えば議長などが想定されます。

　定款に定めがある場合で、社員全員が書面または電磁的記録により同意の意思を表示したときは、社員総会で可決の決議があったものとみなすことができます（以下、「みなし総会」と言います）（NPO法第14条の9）。なお、1人でも反対があると議決できませんので、注意が必要です。

　「みなし総会」を運用する場合、次の内容を議事録に記載します。

• 社員総会の決議があったとみなされた事項の内容
• 各議決事項の提案者の氏名又は名称
• 社員総会の決議があったとみなされた日
• 議事録の作成に係る職務を行った人の氏名

「みなし総会」の場合、「議長」はいませんし、「出席した」という概念もありません。「みなし総会」をする場合は、定款に「みなし総会」開催に関する規定が必要となります。

【注意】NPO法第14条の2で、法人運営の基本として毎年1回の通常総会の開催が求められている点に鑑みると、社員が法人の業務に関して直接、参画できる機会である社員総会については、極力これを開催することが望ましいです。平時においても、みなし総会決議を推奨するという趣旨ではありませんのでご留意ください。

　オンライン会議システムにより会議を開催する場合、議事説明者だけでなく、出席者が発言したいときは自由に発言できるようなマイクが準備され、その発言をほかの人やほかの会場にも即座に伝えることができるような、情報伝達の双方向性、即時性のある設備・環境が整っている必要があります。

　この場合、議事録の開催場所には「オンライン会議システムによる開催」など、その旨が分かるように記載します。また、議事録の出席者数には、オンライン会議システムによる出席者数を記載します。【例】社員総数〇人のうち〇人出席（うちオンライン会議システムによる出席者〇人）

様式例

• 委任状及び書面決議書の例 （Word 29.0KB）
• みなし総会の提案書の例 （Word 16.2KB）
• みなし総会の同意書の例 （Word 28.5KB）
• みなし総会の議事録の例 （Word 13.9KB）
• 委任状及び書面決議の例 （PDF 77.6KB）
• みなし総会の提案書の例 （PDF 78.8KB）
• みなし総会の同意書の例 （PDF 70.4KB）
• みなし総会の議事録の例 （PDF 95.1KB）

NPO法人に関する申請・届出・相談等について（お願い）

　感染症拡大防止の観点から、NPO法人に関するご相談には、積極的に電話・ファクス・メールをご活用くださいますようお願いします。

　各種申請書・届け出につきましては、郵送でのご提出も可能です。

電話・ファクス・メールでのご相談

【担当】盛岡市市民部　市民協働推進課　協働推進係

【電話】019-626-7535（係直通）
　電話相談の受付時間：平日午前9時～午後5時

【ファクス】019-622-6211（代表）

【メール】　kyodo@city.morioka.iwate.jp

ファクス・メールにてご相談の際は、宛先（市民協働推進課）と法人名を必ず記載ください。
なお、お返事には1週間程度のお時間をいただく場合がありますので、ご了承願います。
また、各種申請書は、原則、ファクス及びメールでの提出はできません。